Data migratie binnen vier tellen geregeld: 1.. 2.. R3.. en S4

Leo werkt nu zo’n half jaar op een data migratie opdracht voor een groot Nederlands bouwconcern. Zijn opdracht? Alle inkooporders voor de divisie Industrie van het bedrijf inzichtelijk maken door deze van R3 feilloos te migreren naar S/4HANA. Hoe ziet zo’n opdracht eruit en wat maakt het zo relevant en uitdagend? Lees dit blog en je komt erachter!

Welk probleem los je op voor de klant?

Leo is in deze opdracht bezig met het inzichtelijk maken van de inkooporders in R3 om deze uiteindelijk te migreren naar S/4HANA. Bij een eerdere S/4 implementatie van een andere divisie, was er te weinig aandacht besteed aan het opschonen van de inkooporders in R3. Dit moest voor de andere divisies anders. Daarom koos de organisatie voor het aanhaken van McCoy & Partners. “Aan mij de taak om alle inkooporders van de divisie Industrie feilloos over te zetten van R3 naar S4”, zegt Leo. Challenge accepted! Het inzichtelijk hebben van de inkooporders is van groot belang, hij vervolgt: "Het is erg belangrijk om inzicht te hebben in de openstaande verplichtingen voor zo’n grote organisatie als deze. Of je nu drie of vier miljoen aan openstaande verplichtingen hebt, dat maakt nogal een verschil.”

Op welke manier los je dit probleem op voor klanten?

Normaliter doorloopt Leo voor data migratie opdrachten vaak drie stappen: extractie, transformatie en het laden zelf. In dit geval kwam er voor de extractie nog een aantal stappen bij. Bij dit bedrijf wordt gebruik gemaakt van een extern systeem om inkooporders aan te maken. Via een interface worden deze daarna overgebracht naar SAP. “Eerst moesten we zeker weten dat beide systemen volledig gelijk zijn aan elkaar, anders wordt de verkeerde data gebruikt”, zegt Leo.

Als de data volledig gelijk is aan elkaar, wordt deze daarna “opgeschoond”. “Bij de migratie van inkooporders komt het vaak voor dat de data vervuild is; bijvoorbeeld door oude inkooporders waarvan de goederen-  en factuurontvangst systeemtechnisch niet goed is geboekt.” Leo vervolgt: “Deze lijst met oude inkooporders moet door de business worden bekeken en waar nodig moeten er inkooporders gesloten worden. Daarna kunnen we weer verder met de inkooporders die daadwerkelijk gemigreerd worden en is de data klaar voor extractie."

Voor de transformatie heeft Leo een query gebouwd waarin de oude waarden omgezet worden naar nieuwe waarden. Een klantnummer in het oude systeem zal in het nieuwe systeem een ander klantnummer hebben. Het eindresultaat is een kant- en klare load file die geladen wordt in S/4.

De laatste stap is de data laden. Dat is uiteraard een hele belangrijke stap maar wel de makkelijkste als de data goed gecontroleerd en opgeschoond is.

Waar vind jij jouw uitdaging in dit project?

De uitdaging in dit project zit vooral in het soort data waarmee gewerkt wordt. “Ik werk met transactionele data, dit betekent dat de status van de data verandert”, zegt Leo. “Als je bijvoorbeeld kijkt naar data rondom materialen, dat is dit best wel straight forward. Het materiaal heeft een bepaalde omvang, kleur en gewicht. Dit is vaste data die niet zomaar verandert. Met inkoopdata is dat anders. Deze data verandert continu, omdat de data gekoppeld is aan inkooporders.” Het werken met transactionele data maakt deze opdracht zo uitdagend. “Zo kunnen er wel tien items op één inkooporder staan en zijn er veel verschillende statussen toe te wijzen, bijvoorbeeld ‘volledig geleverd, niet betaald’ of ‘deels geleverd, wel betaald’, etc.” 

Vanaf 2027 wordt R3 niet meer ondersteund door SAP, dus ook geen beveiligingsupdates. De verwachting is dat de komende jaren veel bedrijven de overstap moeten maken naar S4. Met deze opdracht heb ik dus een heel mooie en relevante ervaring extra op mijn CV.

Leo van Horrik - Data Migratie Consultant

Waarom word je verder nog blij van deze opdracht?

Leo vertelt vol enthousiasme verder over deze opdracht en waarom hij hier zo op zijn plek zit. Naast de uitdaging die het biedt, is het werk ook erg relevant. Leo vertelt dat de meeste bedrijven die op SAP draaien de oude versie gebruiken (R3). "Vanaf 2027 wordt dit niet meer ondersteund door SAP, dus ook geen beveiligingsupdates.” De verwachting is dus dat de komende jaren veel bedrijven de overstap moeten maken. Voor Leo is dat goed nieuws: “Met deze opdracht heb ik dus een heel mooie en relevante ervaring extra op mijn CV.”

Zo te zien kan jij zelfstandig aan de slag. Wat is de rol van McCoy in deze opdracht?

Leo vindt het fijn dat hij zelf lekker aan de slag kan op de opdracht, maar haalt zeker nog kennis uit verschillende bronnen bij McCoy: “Er is een fit-to-standard training geweest over het migreren van R3 naar S/4. Daarnaast krijg je natuurlijk een bepaalde zienswijze mee op S/4HANA mee. Ook zijn er verschillende trainingen geweest over S4HANA public vs. private met de bijbehorende voor- en nadelen.”

Kunnen SAP-consultants die niet bij McCoy werken deze kennis ook halen?

Ook al ben je niet in dienst bij McCoy, dan kan je alsnog veel kennis opdoen. “We maken veel blogs en McCoyTVs over van alles wat met SAP te maken heeft, maar om écht alles mee te krijgen zou iemand toch moeten solliciteren!”.

En dat kan! Want McCoy & Partners staat altijd open voor data migratie talent. Dus bekijk gerust eens de vacatures of stuur Joost Hinderdael een bericht via joost.hinderdael@mccoy-partners.com of +31 6 57 25 20 19 als jouw vacature er niet bij staat.