Het is dinsdag 4 februari 2020. Het weer is niet goed, het regent en waait. Vanavond is er een training gepland op het kantoor in Rotterdam. Ik zit bij een klant in het zuiden van het land; het zal een lange rit worden. En na afloop weer een lange rit terug naar huis. Ik verwacht niet voor 10 uur vanavond thuis te zijn. Als ik op tijd wil zijn voor de training zal ik nu maar vertrekken, het is 3 uur in de middag. Voor de corona crisis zal dit een ervaring zijn, die velen kunnen delen. Een meeting, training of bijeenkomst in de avond waarvoor we uren in de file gingen staan, om vervolgens laat thuis te zijn.
De corona crisis heeft ons uitdagingen gebracht, zoals thuis werken, online vergaderen, webinars volgen tijdens het eten, sociale bijeenkomsten thuis op de bank of bedrijfsborrels thuis in je eigen achtertuin. Stuk voor stuk voorbeelden die niemand voor mogelijk had gehouden. In het begin was het nog zoeken, wachten en kennis opdoen van technologie voor online werken. Gaandeweg werden we creatiever. Steeds meer evenementen werden gewoon vanuit huis georganiseerd en gehouden, denk bijvoorbeeld aan daily standup meetings, retrospectives of PI planning events.
Als we terugkijken op deze ontwikkeling en hoe deze is verlopen, dan leren we hier veel van. Om het concreet te maken, we leren hier iets van als we kijken naar de manier waarop we SAP-implementaties uitvoeren. Voorheen was het heel normaal om een greenfield SAP-implementatie projectmatig uit te voeren. Zo deden we het altijd. Met bijvoorbeeld de projectmethodiek Prince2, werden verschillende fasen gedefinieerd. Iedere fase werd een stap gezet in de richting van een go-live moment, die grofweg een jaar na de start van het project plaatsvond. In één weekend de conversie uitvoeren, het oude systeem afsluiten en vervolgens konden de gebruikers op maandagochtend met het nieuwe SAP-systeem aan de slag. Maar waarom zo veel risico nemen? Waarom zo laat toegevoegde waarde bieden voor de organisatie? Waarom zo lang een beslag leggen op de gebruikersorganisatie? Waarom zo lang geen verbeteringen doorvoeren in een inefficiënt proces?
Het kan ook anders. Een alternatieve manier voor het uitvoeren van SAP-implementaties biedt het agile gedachtengoed (manifesto). De principes, die zijn vastgelegd in het agile manifesto, geven richtlijnen om een SAP-implementatie succesvol uit te voeren. Wat echter belangrijk is, is om een agile mindset te creëren. Om een denkkader te creëren waardoor een SAP-implementatie sneller tot succes leidt. Zoals corona een nieuw denkkader gaf waarbinnen we onze 'normale' dingen opnieuw moesten vormgeven. Er dient een nieuw denkkader te komen waarbinnen het normaal is om SAP-implementaties op een agile werkwijze uit te voeren en sneller succes te behalen.
Hiervoor is het belangrijk om 'groots' te denken. Het denken moet zich concentreren op het eindresultaat; op succes! Als we kijken hoe we anders zijn gaan denken en werken door de corona crisis, zijn er drie punten van belang:
Door corona was er een duidelijke radicale verandering. Als we een agile mindset willen creëren, zullen we zelf de radicale verandering vorm moeten geven. Als we baanbrekende resultaten willen behalen met agile, moeten we beginnen met het in beeld brengen van radicale en baanbrekende doelen. Het agile manifesto biedt hierbij de principes die nodig zijn voor de SAP-implementatie. Als we ons ten doel stellen om een doorbraak te bereiken, zullen we andere maatregelen moeten nemen dan wanneer we bescheiden verbeteringen ten opzichte van een traditioneel project verlangen.
De kennis, die we ontwikkeld hebben over de online mogelijkheden met Teams en Zoom tijdens corona, zijn voorbeelden van toepasbare kennis. Om een nieuw denkkader te ontwikkelen is het noodzakelijk om kennis te ontwikkelen die we direct toepassen om het radicale doel te bereiken. Aan kennis heb je veel meer dan aan informatie. Kennis veronderstelt een persoonlijke ervaring en scheidt wat belangrijk is van wat niet ter zake doet. De gebruikershandleiding van Teams of Zoom is informatie, maar de wijze waarop we zelf Teams of Zoom zijn gaan gebruiken tijdens de corona crisis, is kennis.
Creativiteit is onmisbaar bij de beeldvorming van een radicale verandering en bij het ontwikkelen van de kennis die nodig is om baanbrekende resultaten te behalen. Gebruik je creativiteit en verbeeldingskracht om uit te zoeken hoe je je kennis kan inzetten om het doel te bereiken. Logisch denken speelt zich binnen bepaalde grenzen af, terwijl verbeeldingskracht juist speelt met de grenzen. Om een paar voorbeelden te noemen vanuit de corona-crisis: online bingo, online pubquiz, livestreams, virtuele vrijdag middag borrel etc.
Deze drie punten moeten niet los van elkaar worden bezien worden. Het zijn drie elementen in het 'groots' denken die hun krachten bundelen om tot resultaat te komen. Een resultaat van een succesvolle SAP-implementatie.
Binnen iedere organisatie zijn er specifieke aandachtspunten voor een SAP-implementatie om binnen een agile omgeving succesvol te zijn.
McCoy heeft een framework ontwikkeld met een focus op succes voor én met de klant. Het Simply PM framework wordt gehanteerd om een SAP-implementatie in een agile omgeving uit te voeren. Door aandacht te besteden aan zowel de agile mindset als samen met de klant een nieuw denkkader te creëren, wordt succes behaald.
Naast het Simply PM framework, biedt McCoy specifieke trainingen om SAP-implementaties in een agile omgeving succesvol te realiseren. Zo heeft McCoy een ‘Agile mindset’ training ontwikkeld specifiek voor SAP-implementaties. Ook zijn er trainingen voor SAP-gebruikersorganisaties, die werken volgens het SAFe framework.
Wil je meer weten over SAP-implementaties binnen een agile omgeving, een agile mindset of het Simply PM framework? Mail naar Hein van den Heuvel: hein.van.den.heuvel@mccoy-partners.com. Of download de whitepaper: "Wat heb je nodig om je project succesvol te realiseren?". In deze whitepaper wordt het framework voor succesvolle SAP-implementaties op praktische wijze toegelicht.
